Dalla richiesta alla consegna: come migliorare la gestione delle richieste con un’operatività più visiva ed efficiente

Sempre più strutture ricettive offrono durante il soggiorno una gamma più ampia di servizi digitali: room service, take away, noleggi, amenities, esperienze o prodotti aggiuntivi.

Questa evoluzione risponde a una nuova realtà: gli ospiti si aspettano di poter accedere a più servizi in modo rapido e semplice dal proprio smartphone, con la stessa comodità con cui gestiscono qualsiasi altra attività nella loro quotidianità.

Tuttavia, ampliare l’offerta di servizi digitali pone una sfida importante ai team interni: come gestire questo volume di richieste senza sovraccaricare l’operatività né aumentare il rischio di errori?

Un’esperienza digitale eccellente non termina quando l’ospite clicca sul pulsante “richiedi”. Anzi, è proprio in quel momento che inizia la vera sfida: coordinare i reparti, gestire i tempi di preparazione e garantire che ogni richiesta venga consegnata all’ospite in modo impeccabile.

L’anello mancante: quando il problema non è la vendita, ma la gestione

Tradizionalmente, la gestione degli ordini e dei servizi si è basata su diversi canali: telefonate, messaggi interni, fogli di lavoro o sistemi indipendenti.

Con l’aumento dei servizi disponibili, questo modello può generare maggiore complessità:

• Mancanza di visibilità sullo stato di ogni richiesta.

• Difficoltà nel coordinamento tra i team.

• Maggiore rischio di errori o ritardi.

• Più tempo dedicato alle attività di monitoraggio e follow-up.

Per risolvere questa problematica, il settore della ristorazione ha trovato da tempo una soluzione attraverso i sistemi KDS (Kitchen Display System), dove gli ordini attraversano diversi stati visivi fino al completamento.

In Uplaan ci siamo posti una domanda: perché limitare questa logica visiva e altamente efficiente solo alla cucina, quando un resort opera in modo trasversale tra diversi reparti?

Una nuova schermata per gestire qualsiasi richiesta da un unico spazio

Partendo da questa idea, abbiamo sviluppato una nuova funzionalità con una vista centralizzata per avere il controllo completo: una schermata a pannello progettata specificamente per facilitare la gestione operativa di qualsiasi richiesta in modo visivo e intuitivo.

Questo strumento funziona secondo la filosofia drag & drop (trascina e rilascia). Il team può visualizzare in un unico ambiente l’intero flusso di ogni ordine e aggiornarne lo stato semplicemente trascinandolo da una colonna all’altra.

Il sistema si occupa di sincronizzare e aggiornare automaticamente lo stato, sia nell’App che nel Backoffice. Inoltre, ogni volta che lo stato di un ordine viene aggiornato, l’ospite riceve una notifica.

L’obiettivo è semplice: permettere al team di avere sempre una visione chiara di ciò che è in attesa, ciò che è in lavorazione e ciò che è già stato completato.

Flessibilità reale: uno strumento che si adatta a ogni canale di vendita

Uno dei principali vantaggi di questa nuova funzionalità è che non è limitata esclusivamente agli ordini gastronomici. Il pannello di Uplaan è completamente adattabile e permette di filtrare e personalizzare le colonne visive in base al canale di vendita o al tipo di richiesta.

Ogni reparto lavora con una propria operatività e con fasi specifiche legate alle attività quotidiane. Ad esempio:

• Nel canale Room Service o Take Away, il flusso operativo viene organizzato in fasi chiare: Ordine ricevuto, In preparazione e Ordine consegnato.

• Nel canale di noleggio biciclette, il pannello si adatta completamente al suo ciclo di vita: Richiesta ricevuta, Bicicletta consegnata e Bicicletta restituita.

• Per la gestione degli amenities, le fasi vengono adattate esattamente alle esigenze del team di housekeeping, garantendo che nessuna attività venga dimenticata.

Questa personalizzazione permette a ogni reparto di lavorare con un flusso adattato alle proprie necessità, mantenendo sempre una gestione centralizzata.

Maggiore efficienza operativa per i team

L’introduzione di questa nuova schermata risponde a un’esigenza fondamentale: semplificare il lavoro quotidiano dei team.

Quando un ospite effettua una richiesta tramite l’app o la web app, le informazioni arrivano direttamente alla piattaforma e ogni reparto può gestirle dal pannello dedicato.

Questo permette di:

• Ridurre i tempi di risposta.

• Evitare perdite di informazioni tra i reparti.

• Migliorare il coordinamento interno.

• Avere una visione globale di tutti i servizi attivi.

• Prioritizzare le attività in base alle necessità.

Inoltre, grazie a una visualizzazione più chiara, i team possono anticipare meglio i momenti di maggiore richiesta e organizzare le risorse in modo più efficiente.

Valorizzare al massimo il Modulo Prodotti di Uplaan

La nuova schermata a pannello è il complemento ideale per consolidare il potenziale del nostro Modulo Prodotti.

Questo modulo permette alle strutture di offrire cataloghi di prodotti direttamente nell’app dell’ospite. In questo modo, i clienti possono consultare e acquistare prodotti o servizi come:

• Room service o Take Away.

• Amenities.

• Servizi aggiuntivi.

• Noleggi.

• Altri prodotti disponibili durante il soggiorno.

La piattaforma genera automaticamente i ticket, permette agli ospiti di programmare ordini futuri, richiedere fatture e gestire in modo sicuro pagamenti, ritiri o consegne.

Ora il processo è completo. Il Modulo Prodotti garantisce che la vendita e l’automazione dell’ordine siano semplici ed efficienti dal punto di vista dell’ospite; mentre il nuovo Pannello di Gestione Ordini assicura che l’esecuzione del servizio da parte del personale sia rapida, coordinata e senza attriti.

Tecnologia progettata per le persone

Digitalizzare non significa aggiungere più schermate per sovraccaricare il personale, ma fornire gli strumenti giusti affinché possa lavorare meglio.

Implementando un’operatività visiva basata su pannelli, i team riducono significativamente i tempi di risposta, evitano incomprensioni tra reparti e riescono ad anticipare meglio i momenti di maggiore domanda.

In definitiva, la soddisfazione dell’ospite nasce dietro le quinte. Quando i processi interni sono chiari e la tecnologia accompagna il ritmo del team, offrire un servizio straordinario smette di essere uno sforzo e diventa lo standard quotidiano.

Vuoi scoprire come il nuovo pannello di gestione di Uplaan può trasformare la gestione quotidiana del tuo resort?

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